Политика в отношении обработки персональных данных

Общие положения

Настоящая Политика определяет порядок обработки персональных данных и меры по их защите, принимаемые обществом с ограниченной ответственностью «АЛЬЯНС», ИНН 3906411809, ОГРН 1223900003260, адрес: 236003, Калининградская область, г. Калининград, Московский пр-т, д. 174, помещ. 3 (далее — Оператор).

Политика разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и является публичным информационным документом. Она не является согласием на обработку персональных данных и не заменяет договоры.

Лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных: генеральный директор Дворецкая Евгения Андреевна. Сведения о записи Оператора в реестре Роскомнадзора публикуются после их внесения в реестр.

Категории субъектов и цели обработки

1. Кадровый, бухгалтерский, налоговый и воинский учёт

Субъекты: работники, бывшие работники и члены их семей. Данные: ФИО, паспортные и контактные данные, адреса, ИНН, СНИЛС, сведения об образовании, стаже, доходах, воинском учёте и семейном положении. Основания: трудовое, налоговое, бухгалтерское, пенсионное, страховое и воинское законодательство, трудовые договоры и согласие — когда оно требуется.

2. Подбор персонала

Субъекты: соискатели. Данные: ФИО, контакты, сведения об образовании, квалификации, опыте работы и иные сведения из резюме. Основания: Трудовой кодекс Российской Федерации и согласие соискателя.

3. Договоры транспортной экспедиции и перевозки

Субъекты: контрагенты — физические лица и ИП, представители и работники юридических лиц, водители перевозчиков. Данные: ФИО, ИНН, ОГРНИП, паспортные и контактные данные, адреса, банковские реквизиты, должность и полномочия, сведения водительского удостоверения и транспортного средства, сведения о рейсе и подпись. Цели: заключение и исполнение договоров, оформление перевозочных, экспедиторских и первичных документов, расчёты и деловая переписка. Основания: Гражданский кодекс Российской Федерации, Федеральные законы № 87-ФЗ, № 259-ФЗ и № 63-ФЗ, правила перевозок и электронного документооборота, договоры и согласие — когда оно требуется.

4. Исполнение обязанностей экспедитора

Субъекты: клиенты, их контактные лица, перевозчики и водители, привлечённые к исполнению договоров. Данные: идентификаторы, ФИО, паспортные и контактные данные, адреса, сведения о договорах, грузах, платежах, маршрутах и привлечённых лицах. Цель: хранение предусмотренной законом информации и её предоставление уполномоченным государственным органам. Основания: пункты 6–8 и 10 статьи 4 Федерального закона № 87-ФЗ, постановления Правительства Российской Федерации № 1317 и № 1318.

5. Работа сайта, обращения и аналитика

Субъекты: посетители сайта и лица, направившие обращение. Данные: имя, телефон, e-mail, сведения о компании и должности, содержание обращения, IP-адрес, сведения о браузере, устройстве, дате, времени и URL; при согласии — сведения Яндекс Метрики. Цели: работа и безопасность сайта, рассмотрение обращений, подготовка к заключению договора и анализ посещаемости. Основания: согласие, действия по запросу субъекта до заключения договора и законные интересы Оператора.

6. Взаимодействие с представителями организаций

Субъекты: представители контрагентов, государственных органов, электронных площадок и банков. Данные: ФИО, должность, контакты, реквизиты доверенности, подпись и сведения сертификата электронной подписи. Цели: деловая переписка, подтверждение полномочий, подписание документов и участие в закупочных процедурах. Основания: закон, договоры и законные интересы Оператора.

Специальные категории персональных данных обрабатываются только в предусмотренных трудовым законодательством случаях. Биометрические персональные данные не обрабатываются. Оператор не принимает решения, порождающие юридические последствия для субъекта, исключительно на основании автоматизированной обработки.

Как работает сайт

Сайт носит информационный характер и не содержит личных кабинетов, онлайн-чата, рекламных пикселей и скрытой отправки обращений на сервер. Яндекс Метрика загружается только после явного согласия пользователя на аналитику.

Форма предварительного расчёта в разделе «Маршруты» выполняется в браузере пользователя: введённые значения не передаются на сервер и не сохраняются сайтом. Кнопка отправки запроса открывает почтовое приложение пользователя; пользователь сам решает, отправлять ли подготовленное письмо.

• кнопка «Написать по перевозке» открывает внешнее почтовое приложение;
• кнопка Telegram переводит пользователя во внешний сервис Telegram;
• ссылка телефона инициирует звонок через устройство пользователя;
• сайт не сохраняет введённые заявки в отдельной базе сайта.

Переход по кнопке Telegram лишь открывает мессенджер на устройстве пользователя — сайт при этом не передаёт введённые данные. Оператор не запрашивает и не принимает через мессенджеры паспорта, водительские удостоверения и перевозочные документы. Такие документы направляются по электронной почте или через систему электронного документооборота.

Порядок и условия обработки

Обработка осуществляется с использованием средств автоматизации и без них и может включать сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передачу, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение.

Обрабатываются только данные, необходимые для заявленных целей. Доступ получают уполномоченные лица и контрагенты в необходимом объёме. Оператор не распространяет персональные данные неопределённому кругу лиц и не использует их для несогласованной рекламной рассылки.

Согласие запрашивается отдельным документом или отдельным выбором, когда обработка не основана на законе или договоре. Согласие можно отозвать; отзыв не прекращает обработку, которую Оператор обязан продолжать на основании закона.

Сроки хранения

Персональные данные хранятся до достижения цели обработки, истечения срока действия или отзыва согласия, если иной срок не установлен законом, договором или обязательным режимом хранения. Конкретные сроки по категориям данных закрепляются во внутреннем Перечне Оператора.

• информация о договорах транспортной экспедиции и привлечённых лицах хранится 3 года со дня окончания исполнения договора;
• первичные учётные и кадровые документы хранятся в сроки, установленные законодательством о бухгалтерском учёте, налогах и архивном деле;
• резюме соискателя после отказа хранится не более 1 месяца;
• обращения и технические журналы хранятся в пределах сроков, необходимых для соответствующей цели и установленных внутренним Перечнем.

По окончании применимого срока данные уничтожаются или обезличиваются, если дальнейшее хранение не требуется по закону или в связи со спором.

Яндекс Метрика и внешние сервисы

После нажатия «Разрешить аналитику» сайт загружает счётчик Яндекс Метрики № 111434130. Поставщик сервиса — ООО «ЯНДЕКС», которое осуществляет обработку по поручению Оператора. Вебвизор, электронная коммерция и рекламные пиксели не используются. Учитываются посещения страниц, клик по адресу электронной почты и переход в Telegram.

До согласия счётчик не загружается. Выбор сохраняется в локальном хранилище браузера под ключом alliance-analytics-consent вместе с версией текста и временем решения. При отказе код Метрики не загружается.

Отозвать согласие можно кнопкой «Изменить выбор аналитики» ниже или кнопкой «Настройки аналитики» в подвале сайта. После отзыва дальнейшая передача данных счётчику блокируется, а доступные сайту cookie Метрики удаляются. Отказ от аналитики не ограничивает просмотр сайта и возможность связаться с компанией.

Локализация, передача и обработчики

Персональные данные граждан Российской Федерации записываются, систематизируются, накапливаются, хранятся, уточняются и извлекаются с использованием баз данных на территории Российской Федерации. Информационные системы Оператора включают рабочие места по адресу регистрации, сайт у ООО «ТАЙМВЭБ.КЛАУД», электронный документооборот у АО «ПФ «СКБ Контур» и корпоративную почту у ООО «ВК». Трансграничная передача персональных данных не осуществляется.

Оператор передаёт данные третьим лицам только на основании закона или договора: участникам перевозки в необходимом объёме, оператору электронного документооборота и информационной системы электронных перевозочных документов, в ГИС ЭПД, банкам, налоговым и иным уполномоченным государственным органам.

Поручение обработки хостинг-провайдеру, оператору ЭДО и сервису аналитики оформляется договором с требованиями к конфиденциальности, безопасности и соблюдению законодательства о персональных данных.

Меры по защите персональных данных

Оператор назначает ответственных лиц, утверждает локальные акты, определяет уровень защищённости информационных систем и применяет организационные и технические меры с учётом постановления Правительства Российской Федерации № 1119 и приказа ФСТЭК России № 21.

• разграничение доступа и минимально необходимые права;
• парольная и антивирусная защита, защита каналов связи;
• учёт носителей, резервное копирование и контроль восстановления;
• регламент реагирования на инциденты и внутренний контроль;
• уничтожение данных с оформлением предусмотренных документов.

При инциденте Оператор принимает меры по локализации и выполняет применимые обязанности по уведомлению Роскомнадзора: первичное уведомление — в течение 24 часов, результаты внутреннего расследования — в течение 72 часов.

Права субъекта персональных данных

• получать сведения об обработке своих персональных данных;
• требовать уточнения, блокирования или уничтожения данных;
• отозвать согласие и требовать прекращения обработки, когда это предусмотрено законом;
• обжаловать действия или бездействие Оператора в Роскомнадзор или суд;
• получать возмещение вреда в предусмотренных законом случаях.

Как обратиться к Оператору

Обращение по вопросам персональных данных направляется с пометкой «Персональные данные». Оператор вправе запросить подтверждение личности и полномочий и отвечает в течение 10 рабочих дней; срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней с уведомлением.

• электронная почта: decar@internet.ru;
• телефон: +7 (921) 852-00-08;
• 236003, Калининградская область, г. Калининград, Московский пр-т, д. 174, помещ. 3.

Изменение Политики

Оператор пересматривает Политику при изменении законодательства, целей, категорий данных или используемых сервисов. Актуальная редакция публикуется по адресу alliance-logistics.pro/privacy.html с указанием даты редакции.

Появление форм с передачей данных на сервер, чат-виджетов, новых аналитических целей, рекламных инструментов или иных средств автоматизированного сбора требует пересмотра Политики и выполнения применимых уведомительных процедур до запуска функций.